Liebe Vorstandsmitglieder und FST-/FGR-Leiter,
in der letzten Zeit sind einige Unklarheiten zu Abrechnungs-
modalitäten aufgekommen. Andererseits bin ich auch immer
wieder dabei, das gesamte Schatzmeister- und Geschäfts-
stellen-Prozedere weiter zu optimieren.
Dies vor allem im Hinblick auf die kompromißlose Berücksich-
tigung der GOB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung)
und des Vereins- und Steuerrechts, einschließlich der jeweiligen
Urteile und Kommentare, soweit sie mir zugänglich sind.
Dies ist deswegen essentiell, weil sich hier die Gemeinnützigkeit
unseres Vereins exponiert. Das Schlimmste, was einem Vereins-
vorstand, aber natürlich auch dem gesamten Verein, passieren
kann, ist der Verlust der Gemeinnützigkeit.
Deswegen habe ich es mir zur Regel gemacht, Respekt vor dem
Finanzamt zu bewahren und an dieser Front absolut gar nichts zu
wagen. Eine Prüfung kann jederzeit auf mich zukommen und
dann muß ich, bzw. das gesamte System der Vereinsverwaltung
und des Rechnungswesens, absolut sauber sein.
Andernfalls würde ich sogar u. U. persönliche Haftung riskieren,
mit einem Bein im 'Bau' stehen, und das womöglich, weil ich bei-
spielsweise bei der Kostenabrechnung eines FGR-Leiters nicht
zu genau sein wollte und das Fehlen von Belegen oder eine fal-
sche Summierung nicht bemängelt habe.
So habe ich nachfolgend einige Punkte zur Kostenabrechnung
zusammen getragen (Ausgabe 1.1 vom 18.08.2005), um deren
Berücksichtigung ich bitte. Buchführung, in die diese Abrech-
nungen und Belege ja einfließen, ist halt eine pingelige Ange-
legenheit.
01 Bitte immer nur meinen aktuellen AAK verwenden und ihn
nicht abändern, wie das schon gelegentlich passiert ist.
02 Bitte den AAK zeitnah einreichen, am besten für das laufende
Jahr zum Jahresende, damit die Kosten noch periodengerecht
(Kalenderjahr) zugeordnet werden können.
03 Bitte keine den Jahreswechsel überschreitende Zeiträume auf
1 AAK abrechnen, sondern dann 2 Anträge ausfüllen.
04 Alle Beträge müssen nachprüfbar sein, d.h., es muß zu jedem
Betrag einen Beleg geben.
Nur im allerletzten Ausnahmefall, wenn z.B. ein Beleg verloren ging,
kann statt dessen auch ein Eigenbeleg eingereicht werden.
05 Bitte keine Auf- oder Verrechnung mit anderen Betragsarten
machen, wie beispielsweise Mitgliedsbeitrag mit AAK. Das beein-
trächtigt die geforderte Transparenz der Buchführung.
06 Bitte nicht doppelt abrechnen bei Kopie- und Portokosten von
Anfragen. Einige FST/FGR-Leiter erwarten von den Anfragern eine
Kostenerstattung für Kopierpapier und Porto. Wird die geleistet, kön-
nen die betreffenden Kopier- und Portokosten nicht mehr mit dem
Schatzmeister abgerechnet werden, weil sonst Doppelbezahlung
möglich wäre.
07 Falls Telefon/Internetkosten abgerechnet werden, kann ich das
nicht mehr als Pauschale akzeptieren, sondern es ist die Kopie der
jeweiligen Monatsrechnung des Telefonunternehmens erforderlich
mit Hinweisen, wie hoch der Prozentsatz des AGoFF-Anteils ist. Der
ist dann zu berechnen und in das Formular einzutragen. Dabei kann
weder Bezug genommen werden auf die Basiskosten (Grundgebühr),
noch auf Kostenrubriken wie Auslands- oder Mobilfunkgespräche.
08 Bitte immer das Jahresbudget für die jeweilige FST/FGR bzw. das
jeweilige Vorstandsamt im Auge behalten.
FST/FGR, die auch noch über ein 2. Budget in Form von eigenem
Spendenaufkommen verfügen, haben natürlich mehr Spielraum.
09 Der AAK muß mit Ort und Datum versehen, handschriftlich unter-
schrieben sein, und dann zusammen mit den Belegen postalisch an
mich geschickt werden.
Diese Aufstellung ist nach bestem Wissen erstellt, kann aber bei Vor-
liegen neuer Bestimmungen, Urteile oder Erkenntnisse auch einer Fort-
schreibung unterliegen, die dann an gleicher Stelle berichtet werden
wird.
Auf unserer Homepage gibt es neuerdings ein 'Schwarzes Brett' für den
erweiterten Vorstand (Interner Vorstandsbereich). Dort findet sich zum
Herunterladen bzw. Ausdrucken der jeweils aktuelle 'Antrag auf Kosten-
erstattung'. Künftig wird es dort auch weitere Informationen von mir
oder anderen Vorstandsmitgliedern geben, also bitte immer wieder mal
vorbeischauen.
Gerd Schmerse, unser Internetbeauftragter, wird jedem Mitglied des an-
gesprochenen Kreises die Zugangsidentifikation für den Homepagebe-
reich 'Interner Vorstandsbereich' mitteilen.
Viele Grüße
Bernd Glasow