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August 2010

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[AGoFF-Vorstand-L] Bericht über Ergebnisse der Vorstandssitzung in Hannover
by Jürgen Frantz 31 Aug '10

31 Aug '10

Sehr geehrter Kolleginnen und Kollegen, ich möchte vor der Veröffentlichung im nächsten ARB den Beirat über die Ergebnisse der am 20. Juni 2010 in Hannover durchgeführten Vorstandssitzung unterrichten. Weiter bitte ich diese Liste zum kurzfristigen Austausch von Informationen sowie Anregungen und Anfragen innerhalb des Beirates und zwischen Vorstand und Beirat zu nutzen. Dafür wurde sie eingerichtet. Mit freundlichen Grüßen Jürgen Frantz Vorsitzender AGoFF e.V. Bericht über die Vorstandssitzung am 20. Juni 2010 in Hannover Am 20. Juni 2010 traf sich der Vorstand von 10 Uhr bis 15.30 Uhr in Hannover zu seiner zweiten ordentlichen Sitzung. Die Sitzung fand im Central-Hotel "Kaiserhof" am Ernst-August-Platz statt, weil dieser Ort für die Vorstandsmitglieder mittels Bahn gut zu erreichen war und die An- und Abreise noch am gleichen Tage ermöglichte. Neben dem Vorsitzenden Jürgen Frantz und den Vorstandsmitgliedern Stefan Guzy, Gerhard König, Dirk Vollmer, Mario Seifert, Dr. Peter Bahl und Dr. Ulrich Schmilewski nahm auf Einladung des Vorstandes auch der Leiter der Versandstelle Dieter Pechner teil. Der Vorsitzende gab einen Überblick über die Entwicklung des Vereins und der Vorstandsarbeit seit der Neuwahl am 23. Januar 2010. Die neue Satzung wurde am 12. März 2010 beim Vereinsregister des AG Bochum auf Registerblatt VR 20087 eingetragen und ist nun wirksam. Sie wurde im Arbeitsbericht Heft 1 / 2010 veröffentlicht. Mit Bedauern nahm der Vorstand zur Kenntnis, dass der Referent für Internet Dr. Gerd Schmerse aus gesundheitlichen Gründen sein Vorstandsamt niedergelegt hat. Ihm wurde im Namen des Vorstandes schriftlich für die in den vergangenen Jahren geleistete gute Arbeit gedankt. Zur Auffüllung der hinterlassenen Lücke sucht der Vorstand nicht nur für den IT-Bereich interessierte und engagierte Mitglieder. Der Vorsitzende erklärte, die Forschungsstellen sollen reorganisiert werden, wofür jedoch einige Zeit zu veranschlagen sei. Hiermit solle im zweiten Halbjahre 2010 begonnen werden. Als erster Schritt der Reorganisation wurden inzwischen die Forschungsstellen Ost- und Westpreußen unter der Leitung von Dirk Vollmer wieder zu einer Forschungsstelle zusammengeführt, was den historischen Gegebenheiten näher kommt. Der Vorsitzende berichtete weiter über den sehr erfreulichen und inzwischen abgeschlossenen Aufbau der Versandstelle sowie den guten Zwischenstand bei der Neugestaltung der AGoFF Internetpräsenz. Die Einstellung von Dokumenten zur Vereinsgeschichte und insbesondere die neue eingerichteten „Mitmachbereichen“ ermöglichen es den Mitgliedern sich an konkreten Projekten der Forschungsstellen und Forschungsgruppen zu beteiligen. Es wurde das von Stefan Guzy neu gestaltete Werbefaltblatt (Flyer) vorgestellt und angenommen. Auch wurde der neue einheitliche AGoFF-Briefbogen vorgelegt. Der Briefbogen wird so angepasst, dass die Briefkopf & Fußzeile als Graphik in die Vorlage eingebunden werden. Er kann nach Bedarf für jeden Funktionsträger des Vereins angepasst werden. Zunächst sollen die Forschungsstellen und im Anschluss die Forschungsgruppen hiermit ausgestattet werden. Der Schatzmeister berichtete, die Mitgliederzahlen seien in 2010 nicht weiter zurückgegangen, vielmehr sei ein Mitgliederzuwachs zu verzeichnen. Ob darin eine Trendumkehr zu sehen sei - die Mitgliederzahl ging von 1112 im Jahre 2003 auf rund 880 im I. Quartal 2010 zurück - könne noch nicht beantwortet werden. Daher sei eine weitere Mitgliederwerbung unumgänglich. Neumitglieder werden durch den Schriftführer und die entsprechende Forschungsstelle begrüßt. Ausgetretene Mitglieder, die keinen Austrittsgrund angegeben haben, werden vom Schriftführer im Nachgang nach dem Grund ihres Ausscheidens befragt, um Fehler innerhalb der Vereinsarbeit zu erkennen und abstellen zu können. An säumige Mitglieder wurden zunächst Erinnerungen und anschließend Mahnungen versandt. Einige Mitglieder haben nach einer Benachrichtigung per E-Mail, andere nach einem Telefongespräch und wieder andere erst nach einer zweiten Mahnung per Einschreiben gegen Rückschein ihre Zahlungen geleistet. Der Vorstand ist sich einig, zukünftig nach erfolgloser zweiter Mahnung offene Mitgliedsbeiträge einer Rechtsanwaltskanzlei zur Beitreibung zu übergeben. Dies ist für das säumige Mitglied mit nicht unerhebliche Mehrkosten verbunden. Inzwischen reduzierte sich die Zahl der säumigen Mitglieder für das Jahr 2010 auf 5 reduziert. Erfreulich ist der Umstand, dass mit Ausnahme eines Luxemburger Mitglieds alle Mitglieder mit Wohnsitz in der EU in Anbetracht der erheblich gestiegenen Portokosten bereits für das Jahr 2010 ihre Beitragszahlung auf 50,- € aufgestockt und so zu einer Entlastung bei den Portokosten beigetragen haben. Demgegenüber ist bedauerlich, dass einige zunächst säumige Mitglieder, die zum Teil erst nach der zweiten Mahnung ihren Beitrag zahlten, die angefallenen sehr moderaten Mahnkosten von 2,- bzw. 5,- € nicht entrichteten. Hier wird offenbar darauf spekuliert, dass die AGoFF wegen 2,- oder 5,- € keine weiteren Schritte einleitet. Das wegen dieses Verhaltens die Spenden anderer Mitglieder, die ihren Beitrag oft um einigen Euro aufrundeten, zum Ausgleich der Portoaufwendungen herangezogen werden mussten ist bedauerlich. Der Vorstand stimmte dem Antrag von Vorsitzendem und Schatzmeister zu, zum 30. November eines jeden Geschäftsjahres einen Kassenschluss einzuführen. Dies hat zur Folge, dass nach dem 30. November eingereichte Kostenerstattungsanträge erst im folgenden Kalenderjahr bearbeitet und ausgezahlt werden und die Zahlung dann auf das entsprechende Budget des folgenden Geschäftsjahres angerechnet wird. Weiter wurden die Umschlaglayouts des neuen AOFF Jahresbandes und der neuen Schriftenreihe vorgestellt und vom Vorstand bestätigt. Der Vorstand berief auf Empfehlung und Antrag von Gerhard König die Mitglieder Jürgen Mundt und Maik Senninger zu FOKO-Beauftragten der AGoFF. Die nächste Vorstandssitzung wird voraussichtlich im Februar 2011 in Marburg stattfinden. Auch soll der Beirat für diesen Zeitpunkt in Marburg zu seiner ersten Sitzung einberufen werden. Der Vorsitzende dankte allen Beteiligten für ihre bisher geleistete Arbeit.

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