Liebe FST-/FGR-Leiter,<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /><o:p></o:p> <o:p> </o:p> da trotz meiner Hinweise auf der Homepage zur Kostenabrechnung offen-<o:p></o:p> bar teilweise immer noch Mißverständnisse existieren, bis hin zum Eintrag<o:p></o:p> 'maschinell erstellt' statt einer Unterschrift, möchte ich nochmals an diese <o:p></o:p> Hinweise erinnern.<o:p></o:p> <o:p> </o:p> Antrag auf Kostenerstattung (AAK) 18.08.2005<o:p></o:p> <o:p> </o:p> Liebe Vorstandsmitglieder und FST-/FGR-Leiter,<o:p></o:p> <o:p> </o:p> in der letzten Zeit sind einige Unklarheiten zu Abrechnungsmodalitäten aufgekommen. Andererseits bin ich auch immer wieder dabei, das gesamte Schatzmeister- und Geschäftsstellen-Prozedere weiter zu optimieren.<o:p></o:p> <o:p> </o:p> Dies vor allem im Hinblick auf die kompromißlose Berücksichtigung der GOB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) und des Vereins- und Steuerrechts, einschließlich der jeweiligen Urteile und Kommentare, soweit sie mir zugänglich sind.<o:p></o:p> <o:p> </o:p> Dies ist deswegen essentiell, weil sich hier die Gemeinnützigkeit unseres Vereins exponiert. Das Schlimmste, was einem Vereinsvorstand, aber natürlich auch dem gesamten Verein, passieren kann, ist der Verlust der Gemeinnützigkeit.<o:p></o:p> <o:p> </o:p> Deswegen habe ich es mir zur Regel gemacht, Respekt vor dem Finanzamt zu bewahren und an dieser Front absolut gar nichts zu wagen. Eine Prüfung kann jederzeit auf mich zukommen und dann muß ich, bzw. das gesamte System der Vereinsverwaltung und des Rechnungswesens, absolut sauber sein.<o:p></o:p> Andernfalls würde ich sogar u. U. persönliche Haftung riskieren, mit einem Bein im 'Bau' stehen, und das womöglich, weil ich beispielsweise bei der Kostenabrechnung eines FGR-Leiters nicht zu genau sein wollte und das Fehlen von Belegen oder eine falsche Summierung nicht bemängelt habe.<o:p></o:p> <o:p> </o:p> So habe ich nachfolgend einige Punkte zur Kostenabrechnung zusammen getragen (Ausgabe 1.1 vom 18.08.2005), um deren Berücksichtigung ich bitte. Buchführung, in die diese Abrechnungen und Belege ja einfließen, ist halt eine pingelige Angelegenheit.<o:p></o:p> <o:p> </o:p> 01 Bitte immer nur meinen aktuellen AAK verwenden und ihn nicht abändern, wie das schon gelegentlich passiert ist.<o:p></o:p> 02 Bitte den AAK zeitnah einreichen, am besten für das laufende Jahr zum Jahresende, damit die Kosten noch periodengerecht (Kalenderjahr) zugeordnet werden können.<o:p></o:p> 03 Bitte keine den Jahreswechsel überschreitende Zeiträume auf 1 AAK abrechnen, sondern dann 2 Anträge ausfüllen.<o:p></o:p> 04 Alle Beträge müssen nachprüfbar sein, d.h., es muß zu jedem Betrag einen Beleg geben. Nur im allerletzten Ausnahmefall, wenn z.B. ein Beleg verloren ging, kann statt dessen auch ein Eigenbeleg eingereicht werden.<o:p></o:p> 05 Bitte keine Auf- oder Verrechnung mit anderen Betragsarten machen, wie beispielsweise Mitgliedsbeitrag mit AAK. Das beeinträchtigt die geforderte Transparenz der Buchführung.<o:p></o:p> 06 Bitte nicht doppelt abrechnen bei Kopie- und Portokosten von Anfragen. Einige FST/FGR-Leiter erwarten von den Anfragern eine Kostenerstattung für Kopierpapier und Porto. Wird die geleistet, können die betreffenden Kopier- und Portokosten nicht mehr mit dem Schatzmeister abgerechnet werden, weil sonst Doppelbezahlung möglich wäre.<o:p></o:p> 07 Falls Telefon/Internetkosten abgerechnet werden, kann ich das nicht mehr als Pauschale akzeptieren, sondern es ist die Kopie der jeweiligen Monatsrechnung des Telefonunternehmens erforderlich mit Hinweisen, wie hoch der Prozentsatz des AGoFF-Anteils ist. Der ist dann zu berechnen und in das Formular einzutragen. Dabei kann weder Bezug genommen werden auf die Basiskosten (Grundgebühr), noch auf Kostenrubriken wie Auslands- oder Mobilfunkgespräche.<o:p></o:p> 08 Bitte immer das Jahresbudget für die jeweilige FST/FGR bzw. das jeweilige Vorstandsamt im Auge behalten. <o:p></o:p> FST/FGR, die auch noch über ein 2. Budget in Form von eigenem Spendenaufkommen verfügen, haben natürlich mehr Spielraum.<o:p></o:p> 09 Der AAK muß mit Ort und Datum versehen, handschriftlich unterschrieben sein, und dann zusammen mit den Belegen postalisch an mich geschickt werden.<o:p></o:p> <o:p> </o:p> Diese Aufstellung ist nach bestem Wissen erstellt, kann aber bei Vorliegen neuer Bestimmungen, Urteile oder Erkenntnisse auch einer Fortschreibung unterliegen, die dann an gleicher Stelle berichtet werden wird.<o:p></o:p> <o:p> </o:p> Mit freundlichen Grüßen und besten Wünschen zu den Feiertagen Bernd Glasow