Liebe Vorstandsmitglieder, zur Verbesserung unserer Arbeitsweise - insbesondere unserer Zusammenarbeit - möchte ich folgenden Vorschlag unterbreiten. Unter http://www.gfkw.de/intern befindet sich hierzu eine EXCEL-Datei Aufgaben.xls Mein Vorschlag ist, in diese Datei alle wiederkehrenden Aufgaben sowie auch diejenigen einmaligen Aufgaben oder Vorgänge, die von Wichtigkeit sind bzw. eine größere Zeitspanne in Anspruch nehmen, einzutragen. Jeder Aufgabe wird ein verantwortliches Vorstandsmitglied zugeordnet (das muss nicht zwangsläufig heißen, dass die Aufgabe von dieser Person ausgeführt wird). Ferner wird zu jeder Aufgabe ein nächster Berichtstermin sowie ein Berichtsintervall eingetragen. Ist der Berichtstermin erreicht, so wird in der nächsten Vorstandssitzung kurz berichtet (im Idealfall kann dies mit einem Satz geschehen, der besagt, dass mit der Erledigung der Aufgabe alles im "grünen Bereich" ist). Der Status der Aufgabe wird dann in der Datei vermerkt, der Berichtstermin wird aktualisiert. Die Vorteile eines solchen Verfahrens wären: - Wir gewinnen einen Überblick über die von den Vorstandsmitgliedern zu verantwortenden Aufgaben und Vorgänge - Wir wissen voneinander, wer welche Aufgabe verantwortet, was diese umfasst und welcher Status zuletzt berichtet wurde - Wir können spätestens beim Bericht über eine Aufgabe erkennen bzw. erfahren, dass diese im Verzug ist und können reagieren. - Wir können beim Wechsel im Vorstand die Verantwortlichkeit zu einzelnen Aufgaben "weitergeben". Falls dieser Vorschlag auf Zustimmung stößt, möchte ich zur Vorbereitung der folgenden Vorstandssitzung anregen: Jedes Vorstandsmitglied stellt bis dahin die Aufgaben (mit hinreichend detaillierter Beschreibung) aus seiner Verantwortlichkeit zusammen. Dies entspricht den Spalten A,B,C der EXCEL-Datei. Im Idealfall ist die Beschreibung so aussagekräftig, dass die Aufgabe problemlos "weitergegeben" werden kann. Auf der Vorstandssitzung werden wir dann gemeinsam die Verantwortlichkeiten sowie die Berichtstermine - und intervalle festlegen und eintragen. Ferner werden wir festlegen, wer diese Datei künftig pflegt (das sollte nur einer sein. Ich übernehme das, sofern sich kein anderer darum reißt). Was ist eine Aufgabe? Eine ist schon eingetragen... (Siehe Zeile 2. Zeile 11 ist die neue Aufgabe, die Berichtstermine zu überwachen und die EXCEL-Datei zu pflegen). Weitere Aufgaben könnten sein (was mir so spontan gerade einfällt, völlig ungeordnet, ohne Anspruch auf Vollständigkeit und ohne nähere Beschreibung): - Akquisition von Vorträgen - Festlegung von Veranstaltungsterminen - Veröffentlichung von Veranstaltungsterminen - Erstellung des Rundschreibens - Versand von HFK und Rundschreiben - Aufnahme neuer Mitglieder - Einzug von Mitgliedsbeiträgen - Erstellung des Kassenberichts - Erstellung der Steuererklärung - Beantwortung von Anfragen - Herausgabe von Buchprojekten (jedes Buchprojekt für sich) - Durchführung von Digitalisierungsprojekten (jedes Digitalisierungsprojekt für sich) - Annahme/Erwerb von Büchern - Binden von Büchern - Erstellung und Pflege des Buchkataloges - Erstellung und Pflege des Archivkataloges - Pflege der Internetseite - Pflege der Adressdatenbank - Gratulation zu runden Geburtstagen von Mitgliedern Diese Liste nur zur Inspiration, jedem fällt in "seinem" Bereich bestimmt noch viel mehr ein. Grüße mario