-------- Original-Nachricht -------- Betreff: [DAGV] Rahmenvereinbarung zur Durchführung eines Genealogentages Datum: Thu, 1 Sep 2005 16:13:05 EDT Von: MetzkeJena@aol.com Antwort an: Genvereine-L <genvereine-l@genealogy.net> An: genvereine-l@genealogy.net Sehr verehrte Damen, sehr geehrte Herren, da es in den letzten Jahren mehrfach zu Diskussionen um Details der Ausrichtung, den Abrechnungsmodus und andere Modalitäten im Ablauf der Genealogentage gekommen war, ist in der Mitgliederversammlung am 18.9. vorigen Jahres in Leonberg angeregt worden, mit dem jeweiligen Ausrichter eine Rahmenvereinbarung abzuschließen. Vorstand und Beirat haben sich auf ein Grundschema geeinigt, das ich Ihnen hiermit zur Kenntnis gebe. Einer der Streitpunkte in Leonberg war die Frage der Verwendung eines eventuellen Überschusses. Dazu haben sich Vorstand und Beirat auf die Formulierung in Absatz 3.3. "Ungeplante Überschüsse sind von der DAGV für satzungsgemäße Zwecke zu verwenden." Das schließt unter Berücksichtigung der finanziellen Situation der DAGV durchaus die Möglichkeit ein, einen Überschuß dem Ausrichter zu überlassen. In solchen Fällen sollte die Mitgliederversammlung entscheiden. Freundliche Grüße Dr. Hermann Metzke Vors. DAGV Rahmenvereinbarung zur Ausrichtung eines Genealogentages 1. Veranstalter und Ausrichter: 1.1. Veranstalter: Veranstalter der deutschen Genealogentage ist die Deutsche Arbeitsgemeinschaft genealogischer Verbände (DAGV). 1.2. Ausrichter: Ausrichter für den ...... Deutschen Genealogentag in .................. ist ............. Er handelt im Auftrag des Veranstalters, soweit in dieser Vereinbarung nichts anderes festgelegt ist. 1.3. Zusammenarbeit von Veranstalter und Ausrichter: Die DAGV stellt dem Ausrichter eine Arbeitsgruppe zur Seite, die auf der Basis der Erfahrungen vorhergehender Genealogentage Hilfestellung leistet und für die Wahrung der Kontinuität und der Interessen der DAGV verantwortlich ist. Ihr gehören zumindest ein für organisatorische Belange zuständiges Vorstands- oder Beiratsmitglied und der Schatzmeister an. Der Ausrichter und die DAGV-Arbeitsgruppe führen kontinuierlich Kontaktgespräche durch. 1.4. Thema: Das jeweilige Thema des Genealogentages legen der Ausrichter und die DAGV-Arbeitsgruppe gemeinsam fest. Die Organisation der Vorträge und Veranstaltungen bleibt dem Ausrichter überlassen. 2. Prinzip: Der durch die Vereinbarung abgesteckte Rahmen ist als Leitlinie zu verstehen, die eine Kontinuität in der Durchführung der Genealogentage sichern, aber in keiner Weise die Kreativität des Ausrichters behindern soll. Abweichungen von der üblichen Verfahrensweise müssen mit der DAGV abgestimmt werden. 3. Vorgaben 3.1. Planungsrahmen: Der Ausrichter legt Vorstand und Beirat der DAGV zu Beginn ein Konzept einschließlich eines Finanzplanes vor. 3.2. Veranstaltungsrahmen: Die Wahl des Veranstaltungsortes ist so zu treffen, dass der Tagungsbeitrag und die Kosten für Unterbringung und Verpflegung möglichst niedrig gehalten werden. 3.3. Finanzen: Ziel ist eine ausgeglichene Finanzierung, d.h. es soll weder ein Gewinn noch ein Defizit erwirtschaftet werden. Für Veranstaltungen der Mitgliedsvereine der DAGV im Rahmen des Genealogentages werden keine Gebühren für Raumnutzung erhoben, für Fremdveranstalter können (moderate) Gebühren erhoben werden. Die Höhe der Gebühren für Veranstaltungen und Ausstellungen legen der Ausrichter und die DAGV-Arbeitsgruppe gemeinsam fest. Sonderwünsche z.B. für die Bereitstellung spezieller zusätzlicher Technik gehen in jedem Fall zu Lasten des jeweiligen Veranstalters. Solche Gebühren dürfen nicht wesentlich zur Finanzierung des Genealogentages herangezogen werden. Die DAGV zahlt einen Vorschuß von .................... Nach Abschluss des Genealogentages und Erfüllung aller sich ergebenden finanziellen Verpflichtungen legt der Ausrichter dem Schatzmeister der DAGV eine Abschlussrechnung vor. Ungeplante Überschüsse sind von der DAGV für satzungsgemäße Zwecke zu verwenden; Verluste, die nicht auf grobes Fehlverhalten des Ausrichters zurückzuführen sind, trägt die DAGV. Erhebliche Abweichungen vom ursprünglichen Finanzplan müssen dem Vorstand des DAGV mitgeteilt und von diesem genehmigt werden. 4. Ablaufplan: 4.1. Programm: Der Genealogentag beginnt Freitagmittag und endet am Sonntagmittag mit der Festveranstaltung. Pressekonferenz des Veranstalters, Exkursionen, Sonderveranstaltungen u.ä. können auch außerhalb dieser Zeit durchgeführt werden. 4.2. Freitag: - Pressekonferenz des Veranstalters vor Beginn des eigentlichen Tagungsprogramms - Sitzung von Vorstand und Beirat der DAGV (ca. 2 Std., Beginn 13.00 Uhr) - Aufbau der Ausstellung - Eröffnungsveranstaltung, die Raum lassen soll für - Begrüßungsworte des Vorsitzenden des Ausrichters - Grußworte des Schirmherrn oder seines Vertreters sowie von Vertretern örtlicher Organe und Institutionen - die Eröffnungsansprache des Vorsitzenden der DAGV - Grußworte ausländischer Gäste - einen Vortrag zum jeweiligen Thema des Genealogentages - eine gesellige Abendveranstaltung, die sich finanziell möglichst selbst tragen soll 4.3. Sonnabend: - Mitgliederversammlung der DAGV (9.00 Uhr; Dauer ca. 4. Std.) - Vortragsveranstaltungen - Sonderveranstaltungen der Mitgliedsvereine der DAGV - Veranstaltungen von nicht der DAGV angehörenden Vereinen o.ä. sind möglich, sofern sie Bezüge zum Thema des Genealogentages haben oder die Mitglieder der DAGV interessieren. Der Samstagabend sollte weitgehend Raum für persönliche Kontakte und Gespräche lassen. 4.4. Sonntag: - Der Sonntagvormittag kann analog dem Samstag genutzt werden - Den offiziellen Abschluss des Genealogentages bildet die Festveranstaltung, die spätestens um 10.30 Uhr beginnen sollte und die Raum lassen soll für - eine Ansprache des Vorsitzenden der DAGV - die Totenehrung - ggf. die Verleihung der Johann-Christoph-Gatterer-Medaille - einen Festvortrag - den Dank des Vorsitzenden an die Beteiligten - die Weitergabe des "Wanderpokals" an den nächsten Ausrichter Als Zeitrahmen sind ca. 2 Stunden vorzusehen. 4.5. Ausstellung: Die Ausstellung ist integraler Bestandteil des Deutschen Genealogentages. Sie dient einer breiten Information der Tagungsteilnehmer, der Selbstdarstellung der Mitgliedsvereine und einzelner Genealogen und Genealogengruppen sowie der Kontaktpflege zu kommerziellen Anbietern. Für die Ausstellung ist eine Fläche von ............ Quadratmetern (ca. 500) in räumlicher Nähe zum Veranstaltungsort vorzusehen. 4.6. Exkursionen, sonstige Veranstaltungen: Es bleibt dem Ausrichter überlassen, außerhalb dieses Programms Exkursionen (in der Regel montags im Anschluss an das offizielle Programm) oder sonstige zusätzliche Veranstaltungen anzubieten. _______________________________________________ Genvereine-L mailing list Genvereine-L@genealogy.net http://list.genealogy.net/mailman/listinfo/genvereine-l